Как использовать роботов в закупках
Популярность RPA-технологий (Robotic Process Automation) стала очевидна в последние годы. Ее причина легко объяснима: она дает возможность значительной экономии и повышения эффективности работы при небольших финансовых затратах на внедрение роботов. Стремление автоматизировать рутинные бизнес-процессы или отдельные операции, которые вынуждены были регулярно выполнять квалифицированные сотрудники, всегда присутствовало у менеджмента каждой компании всегда. RPA позволяет решить эту задачу в короткие сроки и с понятной результативностью.
Какие бизнес-процессы стоит отдать роботам?
Важная задача — выбор процессов, которые стоит роботизировать. Для того, чтобы RPA стала возможной, бизнес-процесс должен отвечать определенному набору критериев. Прежде всего, ему необходимо быть основанным на правилах, укладываться в алгоритм. Это условие определяет возможность роботизации в каждом конкретном случае. Именно на основе алгоритмов программные роботы будут работать и осуществлять заданный набор стандартных операций.
Еще один критерий — повторяемость. Конечно, в идеальной картине роботизировать стоит множество процессов. Однако в реальности кандидатами на RPA будут из раза в раз повторяющиеся действия. В этом случае инвестиции дадут быстрый результат. Важно учитывать количество приложений, которые используются в роботизируемом бизнес-процессе. Их должно быть несколько — в этом случае RPA позволит заметно сократить трудозатраты на взаимодействие с несколькими бизнес-системами одновременно, прописав для ботов скрипты. И, наконец, первыми кандидатами для RPA должны становиться бизнес-процессы с наибольшим риском появления ошибок и «человеческого фактора».
Эти критерии достаточно формальны для того, чтобы процесс RPA был строго регламентирован. Оперировать ими в первую очередь стоит при планировании роботизации уникальных бизнес-процессов. В большинстве же случаев менеджмент сталкивается с задачей оптимизации и последующей роботизации рутинных операций. Вести их отбор позволяет детальное изучение бизнес-процессов с использованием отработанной технологии Process Mining.
Почему именно закупки?
Пожалуй, самым распространенным из таких бизнес-процессов являются закупки. Они присутствуют в деятельности большинства компаний и детально регламентированы. Это позволяет использовать роботизацию закупок в качестве пилотного для компании проекта.
Практическую выгоду, которую можно получить, я продемонстрирую ниже на примере трех типовых сценариев, применимых для большинства компаний. Но есть и общие данные — их приводят аналитики KPMG. Они утверждают, что предприятие благодаря применению технологий RPA в закупочной деятельности может сэкономить от 3,15% до 5,62% от общих годовых затрат. При этом доля обеспечения процесса закупок в расходной части бюджета может сократиться до 1,1%, а рост окупаемости затрат стать четырех- или (в рекордных случаях) девятикратным.
Отличительная черта закупок — присутствие в них большого числа сценариев, которые могут быть использованы для роботизации. Боты могут взять на себя операции по формированию заявок на закупку на основе сбора данных из информационных систем различных подразделений компании, конвертирование их в заявки и создание самих заявок. Отлично поддаются роботизации проверка мастер-данных по поставщику, приемка и отпуск товара с их проведением в информационной системе, работа с документами по поставке, например, контроль и сопоставление счетов-фактур от поставщика.
В качестве примера можно выделить три сценария для наиболее распространенных операций, входящих в процесс закупок.
Формирование заказа на закупку
Уже самый первый шаг — формирование заказа — хорошо поддается роботизации. Как правило, сотруднику приходится переносить данные о заказе (количество, материалы, сроки поставки и т.п.) из электронного письма в систему вручную. Выполнение такой процедуры занимает в среднем 10 минут. И чем больше в работе предприятия формируется заказов, тем более рутинной и трудозатратной становится эта операция. Ее можно и нужно поручить роботу, который будет самостоятельно выполнять все необходимые шаги («робот-сотрудник»), или взаимодействовать с человеком, проверяя правильность процедуры или качество данных («робот-помощник»).
Некоторые предприятия уже автоматизировали эту операцию, так как эта процедура типовая и присутствует при любом построении бизнес-процесса закупок. Но и для таких компаний можно получить выгоду от RPA, ускорив проверку и утверждение. Более того, робот за счет интеграции с корпоративными мессенджерами может взять на себя и уточнение заказа, и согласование информации, исправленной при выявлении ошибки.
Проверка данных контрагента
Не менее трудозатратный процесс — проверка данных контрагента. Ведется она во внешних системах, качество этой процедуры напрямую зависит от внимательности сотрудника. Мастер-данные в системе содержат такую информацию, как корректное название организации, ее адрес, реквизиты, контактную информацию. Все это можно смело поручить роботу.
Запускаться он будет уже во время создания новой учетной карточки. Бот зайдет во внешнюю систему, прочитает и «заберет» информацию из нее, внесет в учетную. Аналогично он может действовать и в качестве «помощника», при проведении проверки информации, поиска ошибок и исправления некачественных данных. Этот сценарий позволяет находить ошибки и исправлять данные до того, как они понадобились бизнесу. А значит — не терять времени на поиск и внесение корректной информации на этапе создания заказов.
Подтверждение заказа
Третий типовой сценарий — подтверждение заказа. При «обычном» выполнении этой процедуры сотруднику после получения информации о количестве закупаемой продукции необходимо провести ее сверку с учетной системой и перенести в нее итоговые значения. Это трудоемкая задача, связанная с риском возникновения ошибок. При этом в больших компаниях, особенно торговых, в год приходится выполнять несколько тысяч подобных операций.
Робот же позволяет автоматизировать весь этот процесс с момента получения информации от поставщика. Он самостоятельно разбирает данные, вводит их в учетную систему и даже формирует необходимые документы (чаще всего — электронные письма) при обнаружении расхождений.
Использование робота для выполнения этих процедур позволяет сэкономить до 75% времени и преодолеть пресловутый «человеческий фактор», вызывающий ошибки в данных и их последующее выявление.