Новости
Проект реализован давним партнером оператора, компанией AT Consulting, и является первым масштабным внедрением новой версии EMC Documentum на территории России и СНГ. О причинах выбора подрядчика, ходе реализации и первых результатах рассказывают непосредственные участники проекта с обеих сторон.
Идея выстроить во всей компании централизованную ИТ-инфраструктуру появилась у руководства "Ростелекома" в начале 2011 года, как раз перед грядущим в апреле объединением. Информационные системы, в том числе СЭД, развивались в филиалах изолированно, поэтому для нормальной работы оператора после объединения требовалась их скорейшая гармонизация, что, учитывая его размеры, было непростой задачей. В качестве новой платформы для единой СЭД была выбрана EMC Documentum.
В конкурсе победила компания AT Consulting, которая также внедряла в "Ростелекоме" систему бюджетирования и продолжает работать над развертыванием ERP-системы. Проект по внедрению СЭД стартовал в момент образования единой компании в апреле 2011 года. Уже 19 декабря того же года единая система электронного документооборота начала работать в Корпоративном Центре, филиале "Столичный" и Учебно-производственном Центре. К сентябрю 2012 года единая СЭД была переведена на новейшую платформу EMC Documentum 6.7, настроена на целевые процессы и готова к тиражированию на весь "Ростелеком". А к 19 декабря 2012 года, в свою первую годовищину, в СЭД были переведены все 8 макрорегиональных филиалов, включая 85 региональных филиалов. Система рассчитана на 75 тысяч пользователей, сейчас в ней работает уже более 56 тысяч.
Отдельно стоит отметить важные особенности проекта. Прежде всего, внедрение данной версии EMC Documentum признано вендором крупнейшим в России и СНГ. Во-вторых, проект шел на фоне реорганизации компании, что создавало дополнительные сложности. В настоящее время система продолжает развиваться. Планируется, что летом 2013 в единой СЭД заработает договорной документооборот. Стратегическая цель оператора — к 2014 году ликвидировать "зоопарк" информационных систем, сведя подавляющее большинство задач в OEBS и Documentum.
Подробнее о ходе внедрения рассказывают директор департамента управления делами компании "Ростелеком" Елена Казачинская и Татьяна Миляева, руководитель проекта со стороны AT Consulting.
Интервью с топ-менеджером
CNews: Елена, вы пришли в "Ростелеком" в августе 2011 года. Тендер объявили в декабре 2010 года, а с подрядчиком определились в начале 2011. Что происходило в промежутке и как обстояли дела на проекте к вашему приходу?
Елена Казачинская: Я пришла в "Ростелеком" чтобы непосредственно заниматься реализацией проекта и занять в проекте позицию функционального заказчика. На тот момент компания уже определилась и с платформой – ЕМС Documentum 6.7, и с подрядчиком – AT Consulting. Происходили организационные изменения, постепенно менялась структура, и долгое время не могли найти подходящего человека, у которого был бы опыт внедрения СЭД в нескольких компаниях. Пришла я в августе, а первые результаты внедрения мы могли наблюдать уже в декабре.
Елена Казачинская: Documentum была выбрана как наиболее подходящая, доказавшая свою эффективность система
Внутри холдинга не был сформирован единый подход к функционалу, эксплуатации и внедрению СЭД. Однако во многих МРК шел процесс развития функционала местных СЭД не только в рамках уже существующих платформ, но и путем миграции на новые. Часть систем находилась в опытной эксплуатации. В рамках одного и того же поставщика использовались разные версии платформ и частично собственные разработки.
CNews: Как обстояли дела с управлением документооборотом в компании до внедрения? Почему остановились на ЕМС Documentum?
Елена Казачинская: На момент объединения компании три МРК использовали Documentum, одна МРК находилась в процессе внедрения СЭД и три, включая Корпоративный Центр, использовали ИТ-решения других производителей (например, Company Media). Соответственно, Documentum была выбрана как наиболее подходящая, доказавшая свою эффективность система. Кроме того, важную роль сыграла стоимость лицензий и производительность, а также возможность подключения большого количеста пользователей.
CNews: То есть лицензии уже были, они работали, и достаточно было их обновить и распространить на всю компанию?
Елена Казачинская: Не совсем так. Работающие на одной и той же платформе МРК пользовались разными версиями Documentum и форматами технической поддержки, системы находились в различных стадиях развития. После выбора платформы и подрядчика, было принято решение использовать в качестве целевого решения уже реализованную и активно функционирующую модель уральского макрорегиона. Начали с Корпоративного Центра. Сразу могу сказать, что модель пришлось адаптировать, так как процессы в Корпоративном Центре и макрорегионах имеют небольшие различия.
CNews: Насколько известно, проект шел поэтапно, в разных подразделениях. Как обеспечивалось взаимодействие между старым и новым функционалом в процессе перехода?
Елена Казачинская: В момент реализации системы в Корпоративном Центре процесс документооборота с МРФ был построен через интеграционную шину. При интеграции сознательно настроили наиболее важные процессы. Регистрация входящих, исходящих, поручения, формирование отчетов и контроль исполнительской дисциплины проводились в полуавтоматизированном формате.
Елена Казачинская: В "Ростелекоме" очень много сотрудников, которые долгое время работали в разных системах и привыкли к другим интерфейсам
Тратить время и деньги на разработку и доработку интеграционных процессов смысла не было, ведь скоро все должны были оказаться в едином информационном пространстве.
CNews: То есть, шина – буквально чтобы продержаться на время внедрения, на время развертывания?
Елена Казачинская: Да, но, тем не менее, МРК на это время получили дополнительный инструмент для коммуникаций как с Корпоративным Центром, так и между собой. В процессе развертывания системы на МРФ также происходили организационные изменения, создавались и преобразовывались новые макрорегиональные и региональные филиалы.
CNews: Сколько человек участвовало от вас в проекте?
Елена Казачинская: Рабочая группа в Корпоративном Центре состоит из 17 работников. Аналогичные рабочие группы были созданы в каждом макрорегиональном филиале, каждая из которых насчитывает около 10 специалистов, включает руководителей отделов делопроизводства, ИТ-специалистов, юристов. В рамках проведения функционального тестирования модуля управленческой и распорядительной документации активно привлекались ключеые пользователи системы Корпоративного Центра (работники отдела документационного обеспечения, делопроизводители подразделений), в целом около 30 работников.
CNews: Как проходило внедрение? Легко ли было переориентировать сотрудников на использование нового функционала?
Елена Казачинская: Надо понимать, что в "Ростелекоме" очень много сотрудников, которые долгое время работали в разных системах и привыкли к другим интерфейсам, представлениям системы, где-то даже к разрывам в цепочке существующих процессов. Как и при любом другом нововведении, они испытывали дискомфорт и недовольство, мы к этому были готовы изначально и фактически первые месяцы приняли весь шквал вопросов и недопониманий на себя. Но ощущение, что новая система гораздо удобней и полезней пришло достаточно быстро, любой шаг по документу фиксируется в истории, существуют связи по документам. Немаловажную поддержку оказало и руководство "Ростелекома", особенно в части развертывания системы в макрорегионах. Кроме того, был проведен ряд обучающих мероприятий.
С ключевыми пользователями проводилось очное обучение, с помощниками и секретарями, топ-менеджерами – индивидуальное обучение. Были разработаны и по мере проведения доработок в системе актуализировались курсы дистанционного обучения. По результатам внедрения в Корпоративном Центре был подготовлен перечень FAQ по основным проблемам и вопросам, которые ключевые пользователи параллельно со службой Help Desk помогали решать пользователям системы.
CNews: Сейчас уже можно подвести первые итоги. Как вы оцениваете результаты внедрения?
Елена Казачинская: Документооборот внутри компании полностью автоматизирован. Так, за 2012 год в единой СЭД было выдано около 1,5 миллиона поручений. Ежедневно в системе создается более 30 тысяч документов и поручений. И эти показатели, по нашим прогнозам, будут расти. Многие документы доходят до макрорегиональных филиалов за считанные секунды. Раньше это было невозможно, наличие разнородных платформ требовало дополнительного промежуточного и отчасти ручного контроля. Стоит отметить эффективность системы с точки зрения управленческой деятельности. Система помогает филиалам работать в едином ключе, происходит унификация процессов согласования и распределения документов. Очень важно было объединить информационное пространство в територриально-распределенных филиалах компании, систематизировать все процессы документооборота, и мы вполне с этим справились.
Елена Казачинская: Ощущение, что новая система гораздо удобней и полезней пришло достаточно быстро, любой шаг по документу фиксируется в истории, существуют связи по документам
На данный момент в системе работает более 56 тыс. пользователей, корпоративная лицензия расчитана на 75 тыс. Ежедневная активность составляет около 30 тыс. Пик нагрузки приходится обычно утром с 9 до 11 часов и вечером с 17 до 18 часов. Подрядчик оперативно реагирует на возникающие вопросы по производительности системы. В общем, поддерживаем СЭД совместными усилиями.
Сейчас происходит развитие еще одного модуля, который планируется запустить летом этого года – "Договорной учет", также в тестировании находится модуль "Доверенности". Модуль "Договорной учет" будет интегрирован с OEBS R-12, проводится настройка процессов документационного обеспечения в рамках проекта по созданию общих центров обслуживания в "Ростелекоме".
Интервью с интегратором
CNews: Насколько развито в компании направление СЭД? Были ли раньше подобные крупные внедрения?
Татьяна Миляева: Реализация единой системы документооборота такого масштаба и функциональности неординарно само по себе, так что для нас это стало очень интересным опытом. Конечно, у AT Consulting в активе есть проекты внедрения других систем схожего масштаба, например ERP и CRM, но внедрение документооборота на 75 000 пользователей – единственный в своем роде проект для России.
CNews: Почему заказчик выбрал именно вашу компанию в качестве подрядчика?
Татьяна Миляева: Как и во многих других конкурсах "Ростелекома", важную роль играла стоимость услуг. Стратегическое решение правления AT Consulting форсировать развитие направления СЭД позволило предложить заказчику очень выгодные финансовые условия. Кроме этого, свою роль сыграла уникальная на рынке экспертиза AT Consulting по ERP-системе Oracle E-Business Suite.
Татьяна Миляева: В результате в "Ростелекоме" были выстроены единые, адаптированные под нужды объединенной компании бизнес-процессы
Проект Documentum подразумевал очень тесную интеграцию с OEBS, внедрение которой уже выполнялось к тому моменту нашей компанией.
CNews: Какие задачи были поставлены перед вами заказчиком? Какие цели преследовались?
Татьяна Миляева: Основная задача – это максимально быстро организовать сквозной, автоматизированный документооборот между Корпоративным Центром и макрорегиональными филиалами и выстроить единые процессы документооборота в соответствии с нормами делопроизводства и разработанными для объединённого "Ростелекома" регламентами. Еще одна задача, которая ставилась перед нами, – это сокращение сроков согласования документов в "Ростелекоме" за счет как организационных мероприятий, так и технологических инструментов, позволяющих контролировать сроки и помогать пользователям их соблюдать за счет уведомлений и цветовых индикаторов. Поставленные задачи достигнуты: Documentum стала первой единой системой, работающей во всей объединенной компании "Ростелеком".
CNews: Внедрение шло больше года, насколько это обычный срок для подобных проектов?
Татьяна Миляева: Для столь масштабного внедрения это весьма сжатый срок. Ведь за это время было фактически выполнено 9 независимых внедрений. Каждое из них требовало настройки системы, массового обучения сотрудников, обеспечения процессов технической поддержки и множества других организационных мероприятий, типичных для проектов внедрения. В результате в "Ростелекоме" были выстроены единые, адаптированные под нужды объединенной компании бизнес-процессы, подключены Корпоративный Центр и все 8 макрорегиональных филиалов. Достичь таких результатов удалось исключительно благодаря слаженной, профессиональной и весьма напряженной работе проектных команд "Ростелекома" и AT Consulting.
CNews: На какие этапы разделили проект? Сколько занял времени каждый из них?
Татьяна Миляева: Изначально необходимо было запустить систему в Корпоративном Центре и реализовать интеграцию с существующими локальными СЭД макрорегиональных филиалов на различных платформах. Далее планировалось постепенное подключение к работе в системе макрорегиональных филиалов. Существенное время занял первый этап и сама подготовка к тиражированию. За это время было проведено нагрузочное тестирование имеющегося решения с целью выявления узких мест и их устранения, перевод решения на новую версию платформы Documentum, доработка с учетом полученных предложений в ходе реальной работы пользователей в системе и подготовкаинфраструктурык тиражированию.
Татьяна Миляева: Достичь таких результатов удалось исключительно благодаря слаженной, профессиональной и весьма напряженной работе проектных команд "Ростелекома" и AT Consulting
Одновременно была решена невероятно сложная задача интеграции целевой системы СЭД, уже работающей в корпоративном центре, с 7 экземплярами СЭД в МРФ, построенных на платформах Lotus и Documentum. Результатом работы по интеграции стали сквозные автоматизированные процессы организационно-распорядительного документооборота, включая сложные согласования и оповещения на разных уровнях организационной структуры объединенной компании "Ростелеком".
CNews: Сколько человек участвовали в проекте? Как было организовано взаимодействие в команде? Много ли пришлось ездить?
Татьяна Миляева: С нашей стороны на проекте работало более 40 консультантов и разработчиков. На стороне заказчика были организованы управляющий комитет, рабочая группа на уровне Корпоративного Центра, а также рабочие группы в каждом макрорегиональном филиале, включающие функциональных пользователей и ИТ-специалистов. Благодаря грамотно организованному управлению, а также использованию средств дистанционного обучения и коммуникаций, проектная команда сумела обеспечить полное покрытие всех МРФ за 4 месяца: в среднем по 13 тысяч пользователей в месяц. В ходе проекта объехали всю России от Владивостока до Санкт-Петербурга.
CNews: Какие можете выделить сложности при реализации?
Татьяна Миляева: Основная сложность – это, конечно же, размер и разнородность объединенной компании. Масштабирование системы на 8 макрорегиональных филиалов, каждый из которых имеет свою разветвленную сеть региональных филиалов – задача сама по себе нетривиальная. У каждого макрорегионального филиала, который в недавнем прошлом был отдельной крупной региональной компанией, существовали свои традиции, свои устоявшиеся бизнес-процессы и технологии. При этом в рамках внедрения централизованного решения было необходимо выявить различия и выровнять бизнес-процессы документооборота. Это стало возможным благодаря сильному функциональному заказчику, директору департамента управления делами Елены Казачинской, которая активно взялась за работу и смогла организовать внутренние процессы.
Татьяна Миляева: Задача, которая ставилась перед нами, – это сокращение сроков согласования документов в "Ростелекоме" за счет как организационных мероприятий, так и технологических инструментов
Еще одна сложность, с которой мы столкнулись, было требование "Ростелекома" обеспечить единую централизованную систему на последней, самой технологически развитой версии платформы Documentum. Принять решение в пользу централизованной архитектуры было нелегко: в мире насчитывались единицы таких масштабных внедрений с такой сложной бизнес-логикой, какая необходима была для реализации норм делопроизводства, принятых в "Ростелекоме". Тем не менее, совместно с менеджерами "Ростелекома" и инженерами компании EMC было принято решение о построении целевой архитектуры в формате централизованной системы. Справедливости ради следует сказать, что, несмотря на выполненные работы по оптимизации решения и использование современного оборудования, мы продолжаем работать над повышением производительности системы, чтобы сделать работу в ней удобной для пользователей по всей России.
CNews: Планирует ли AT Consulting развивать практику внедрения СЭД?
Татьяна Миляева: Да, безусловно. Системы класса ECM сейчас очень востребованы нашими клиентами: это не только СЭД, но и электронный архив, общие центры обслуживания, базы знаний и так далее. Это направление весьма перспективно и открывает широкие возможности развития нашего бизнеса. Нам есть, что предложить клиентам в сегменте крупных промышленных решений, а нашим клиентам, в свою очередь, интересны наш подход к работе, экспертиза и опыт.
Василий Прозоровский / CNews
http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2013/02/27/520705_3